Verwalterwechsel: Unterlagen & Ablauf

Ein Verwalterwechsel ist kein Hexenwerk – aber er scheitert in der Praxis fast immer an zwei Dingen: unsauberem Beschluss und fehlenden Unterlagen. Hier bekommen Sie eine klare Reihenfolge, eine Unterlagen-Checkliste und die typischen Stolperfallen.

1) Der Ablauf in der richtigen Reihenfolge

1. Beschluss vorbereiten: Abberufung alter Verwalter + Bestellung neuer Verwalter + ggf. Vertragsfreigabe/Ermächtigung – alles in einem Beschluss fassbar (§ 26 WEG).
2. Vertrag sauber definieren: Laufzeit, Vergütung, Grundleistungen, Sonderleistungen, Kündigungsregeln, Vollmachten.
3. Übergabetermin festlegen: mit Protokoll, klaren Verantwortlichkeiten und schriftlichen Fristen.
4. Unterlagen & Zugänge übernehmen: Papier und digital, Bank, Dienstleister, Versicherungen.
5. Bestandsaufnahme: Rückstände, offene Schäden, laufende Maßnahmen, Verträge, Fristen.

2) Unterlagen-Checkliste (die Sie wirklich brauchen)

Wenn Sie nur „ein paar Ordner“ bekommen, sind Sie später der Dumme. Bestehen Sie auf Struktur – wie auf einer Baustelle: ohne Plan wird es teuer.

A) WEG-Grundlagen

• Teilungserklärung / Gemeinschaftsordnung
• Aufteilungspläne (falls vorhanden)
• Beschlusssammlung (aktuell und vollständig)
• Protokolle der Eigentümerversammlungen (mind. 5 Jahre)

B) Finanzen / Abrechnung

• Jahresabrechnungen + Wirtschaftsplan (mind. 3 Jahre)
• Kontenpläne / Buchungsjournale / Belegablage
• Hausgeld-Rückstände, Mahnläufe, Ratenvereinbarungen
• Rücklagenstand + Rücklagenkonto-Nachweise
• Bankzugänge / Vollmachten (Hauskonto, Rücklagenkonto)

C) Verträge / Dienstleister

• Hausmeister, Reinigung, Winterdienst
• Wartungsverträge (Aufzug, Heizung, Rauchwarnmelder etc.)
• Versicherungen (Police + Schadenshistorie)
• Versorger / Messdienst / Telekom (falls Gemeinschaft)

D) Technik / Objekt

• Pläne/Unterlagen (Heizung, Elektro, Dach, Leitungen – was da ist)
• Schadensfälle + Korrespondenz + Gutachten
• Laufende Maßnahmen (Angebote, Vergaben, Termine)
• Schlüsselverzeichnis (General-, Technik-, Kellerschlüssel)

3) Übergabeprotokoll – was drin sein muss

• Datum, Beteiligte, Objekt, Beschlussgrundlage
• Unterlagenliste mit „übergeben / fehlt / wird nachgereicht bis…“
• Zugangsdaten (Bank, Portale) – ideal als separates, versiegeltes Dokument
• Offene Punkte (Schäden, Verfahren, Fristen, laufende Maßnahmen)
• Unterschriften (alter/neuer Verwalter, Beirat wenn möglich)

4) Typische Fehler (und warum die richtig Geld kosten)

• Beschluss zu schwammig: „Wir wechseln den Verwalter“ reicht nicht – Bestellung, Abberufung und Ermächtigung müssen korrekt gefasst sein.
• Bankvollmacht nicht geregelt: Dann hängt die WEG im Zahlungsstopp.
• Keine Belegstruktur: Der neue Verwalter haftet nicht für alte Fehler – muss sie aber aufräumen. Nervt und kostet.
• Sonderleistungen nie definiert: Dann streitet man später über „ist das in der Pauschale drin“.

5) Rechtsgrundlagen (Stand: Februar 2026)

• Aufgaben und Befugnisse des Verwalters: § 27 WEG
• Bestellung und Abberufung: § 26 WEG
• Unterlagen-Herausgabe: BGH V ZR 21/11 (Urteil 15.07.2011) – Kontext zur Rechenschafts- und Herausgabepflicht

Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Orientierung. Für die Bewertung Ihres konkreten Beschlusses oder Ihrer Übergabe empfehlen wir eine individuelle Prüfung. Sprechen Sie uns an.